Enterprise Search w pigułce

Tomasz Sobczak, 22 sierpnia 2016

Na początku roku Salesforce, popularna firma dostarczająca rozwiązania CRM w modelu SaaS, opublikowała raport pt. “State of IT 2016”. W badaniu wzięło udział ponad 2 tys. liderów IT, w tym osoby pełniące funkcję CIO. Głównym celem raportu było przeanalizowanie postępów transformacji cyfrowej oraz obszarów, w których inwestowanie w innowacyjne przedsięwzięcia ma prowadzić do osiągnięcia przewag konkurencyjnych. Okazuje się, że działy IT, a tym samym ich szefowie, skupiają się wokół budowania rozwiązań zwiększających produktywność pracowników wszystkich działów (55%) oraz zapewnianiu dostępności do gromadzonych przez firmę danych i ich przejrzystości (47%). Dodatkowo, 62% firm zwiększa nakłady inwestycyjne w tym obszarze. Można zaobserwować wyraźny trend polegający na tym, że użytkownicy biznesowi w coraz większym stopniu mogą rozwiązywać swoje codzienne problemy za pomocą wyspecjalizowanego oprogramowania (77%).

Odpowiedzi respondentów oraz zebrane statystyki całkiem dobrze wpisują się w badania firmy Findwise pt. “Findability Report”. Raport ten skupia się na dojrzałości systemów wyszukiwania i łatwości znajdowania informacji w przedsiębiorstwach. Wśród wielu wdrożeń, produktów i aplikacji, to właśnie wyszukiwarki idealnie realizują powyższe wymagania: zwiększona efektywność pracowników, dostęp do danych, czy samoobsługa (tzw. self-service) w obszarze odkrywania firmowej wiedzy. Z corocznej ankiety Findwise wynika, że dla 60% badanych firm możliwość odnajdywania właściwych informacji jest wyjątkowo ważna, a 42% z nich zamierza zwiększyć dotychczasowe wydatki w tym obszarze. Co więcej, rośnie liczba organizacji (40% w 2015 r., dla porównania – 20% w 2012 r.), które stworzyły własne strategie dotyczące rozwoju platform wyszukujących.

Enterprise Search Enterprise Search

Żeby uzasadnić w odpowiedni sposób inwestycje w narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie wiedzą i szybki dostęp do informacji należy przeanalizować problemy jakie mogą zostać przezwyciężone dzięki zastosowaniu rozwiązań z kategorii enterprise search.

W wielu firmach można zaobserwować, że pracownicy tracą czas swój oraz innych na poszukiwanie informacji. Zakładając, że dana osoba szuka informacji dla siebie, zespołu, czy przełożonych średnio przez 60 minut dziennie, to przy 150 osobach daje to około 3 000 godzin miesięcznie. Samo skrócenie czasu poświęcanego na dotarcie do właściwych dokumentów o 50% może skutkować ogromnymi oszczędnościami w skali rocznych finansów organizacji, a nie jest to jedyna korzyść. Naturalnie oszacowanie czasu, jaki jest marnowany przez utrudniony dostęp do dokumentów jest wyzwaniem samym w sobie, ale możliwym do wykonania, czego dowodzi projekt w PGNiG Termika.

Dzisiaj, w erze informacji, wszyscy mówią o podejmowaniu właściwych decyzji na podstawie rzetelnych informacji – kompletnych, wiarygodnych i aktualnych. Tempo przyrostu danych jest olbrzymie i nieustannie rośnie. Istnieje jednak pewna masa krytyczna, której przekroczenie powoduje, że gromadzenie danych traci sens ze względu na brak możliwości odwołania się do nich. Po co tworzyć i przechowywać gigabajty danych, jeżeli nie można z nich skorzystać? Szacujemy, że taki problem może wystąpić już po kilku latach funkcjonowania niedużej firmy (100+ pracowników). W związku z tym, kolejnym czynnikiem jest dostęp do krytycznej informacji we właściwym czasie. Dobrze, aby ta decyzja była podejmowana w oparciu o doświadczenie firmy w rozwiązywaniu podobnych problemów. Aby ludzie mogli korzystać z wiedzy wypracowanej w organizacji, dane muszą być uporządkowane, skutecznie sklasyfikowane i udostępnione. W mniejszych organizacjach proces decyzyjny może odbywać się naturalnie, np. poprzez rozmowy z doświadczonymi pracownikami. Jednak w dużych organizacjach czasami trudno jest przebić się przez skomplikowane struktury, dotrzeć do właściwych osób, a i sam proces dzielenia się wiedzą bywa bardziej skomplikowany. Szybkie odnajdywanie utrwalonej informacji może spowodować, że pracownicy nie będą popełniać tych samych błędów, a organizacja będzie systematycznie budować i rozwijać własny know-how. Dobrą ilustrację tego aspektu stanowi udany projekt zrealizowany dla elektrowni jądrowej w Forsmark we wschodniej Szwecji.

Innym istotnym problemem jest duplikacja pracy. Pracownicy, często nie wiedząc, że ich koledzy lub koleżanki w innym projekcie rozwiązywali podobne problemy, zaczynają pracę z danym zagadnieniem zupełnie od początku. Po raz kolejny efektem jest marnowanie czasu, ryzyko błędów i ograniczenia w rozwoju kompetencji firmy, ponieważ lwią część wysiłku wkłada się w otwieranie tych samych, dawno już otwartych drzwi.

Zastosowanie technologii wyszukiwania daje szansę na wprowadzenie ładu informacyjnego w firmie, szybkie i precyzyjne udostępnianie kluczowych dokumentów oraz wprowadzenie nawyku samoobsługi informacyjnej, na wzór tego, jak radzimy sobie z odnajdywaniem niezbędnej treści w Internecie.

Najczęściej podłożem problemów z wyszukiwaniem nie jest sama technologia, ale jakość przetwarzanych dokumentów, lub zwyczajnie ich brak. Architektura informacji to dziedzina, której trzeba poświęcić szczególną uwagę, jeśli sprawność naszej platformy wyszukującej jest krytyczna. Według Findability Report, prawie połowa ankietowanych deklaruje, że w ich firmach są osoby (albo jest już tworzone takie stanowisko), odpowiedzialne za cykl życia, strukturę i tym samym jakość informacji. Osobne tematy stanowią kłopoty z trafnością wyników wyszukiwania oraz monitorowaniem zachowań użytkowników. Pierwsze z nich, to złożone, wielowymiarowe zagadnienie, na temat którego powstają nawet książki. Trzeba pamiętać, że praca z rankingiem nie ogranicza się tylko do napisania zapytania do silnika wyszukiwania. Z kolei bez monitorowania statystyk wyszukiwarki (najpopularniejsze zapytania, kliknięcia, numery stron i pozycji, zapytania z brakiem wyników, wykorzystanie nawigacji), trudno jest ustalić, czy działa prawidłowo i spełnia swoje założenia biznesowe. Wpis Pawła Wróblewskiego na blogu Search po polsku rozwija ten temat.

Po latach doświadczeń konsultanci Findwise wypracowali własne podejście do realizacji projektów searchowych, które zostało nazwane Findability i składa się z 5 obszarów. Ich analiza jest kluczem do sukcesu przedsięwzięcia:

  1. Biznes — określenie wskaźników efektywności projektu jest kluczowe (ang. KPI). Firmy, które potrafią spojrzeć na zagadnienie wyszukiwania w długoterminowej perspektywie i szerszym kontekście, zyskują najwięcej. Są również w stanie lepiej dobierać środki i planować inwestycje tak, aby w założonym czasie zrealizować ambitne cele.
  2. Informacje — wyszukiwarka nie modyfikuje treści, tylko udostępnia je użytkownikom końcowym. Kluczowe znaczenie mają same dane i to zarówno w aspekcie technicznym (bazy danych, repozytoria dokumentów, indeksowanie danych, objętość, dynamika przyrostu itp.), jak i informacyjnym (klasyfikacja dokumentów, struktura treści, model metadanych, spójność tagowania, taksonomia).
  3. Użytkownicy — użyteczność aplikacji webowych oraz mobilnych ma kluczowe znaczenie dla ich popularności oraz opinii i satysfakcji użytkowników. Przejrzystość, prostota obsługi przy jednoczesnym zagwarantowaniu odpowiedniej precyzji, wydajności i optymalizacji pod kątem wymagań biznesowych to wyzwania, które trzeba odpowiednio zaadresować.
  4. Organizacja — żaden ambitny projekt informatyczny nie ma szans na powodzenie bez dobrej organizacji. Niezbędne jest dokładne zaplanowanie wymaganych zasobów, środków do realizacji oraz zdefiniowanie odpowiedzialności, m.in. za utrzymanie wyszukiwarki.
  5. Technologia — wybór technologii i silnika wyszukiwania stanowi bazę, na której budowane jest dedykowane rozwiązanie. I chociaż technologia nie decyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia, to biegłość w operowaniu nią jest niezbędna, aby w pełni realizować postawione cele biznesowe.

Podejście Findability Podejście Findability

Wpis gościnny naszego partnera szkoleniowego — firmy Findwise.

Findwise to firma konsultingowa specjalizująca się w systemach wyszukiwania informacji (m.in. enterprise search, e-commerce search) oraz w ściśle z nimi powiązanymi dyscyplinach: przetwarzanie języka naturalnego, czy architektura informacji. Projekty są realizowane dla firm od średnich po duże, globalne korporacje z najróżniejszych obszarów biznesu. W ciągu 10 lat działalności konsultanci Findwise zrealizowali ponad 1000 projektów na rzecz przeszło 300 podmiotów.


Tematy: enterprise searchwyszukiwanie informacji
Napisano w: Technologie
Zapisz się przez RSS
comments powered by Disqus