Wdrożenie wyszukiwarki korporacyjnej

Aby uzasadnić w odpowiedni sposób inwestycje w rozwiązania informatyczne wspierające zarządzanie wiedzą i szybko dostęp do informacji należy zastanowić się jakie problemy i trudności mogą zostać przezwyciężone wykorzystując proponowane metody.

  1. Lepsze zarządzanie czasem

  2. Wydaje się, że najbardziej mierzalnym zjawiskiem jest tracenie czasu swojego i innych na poszukiwania informacji. Zakładając, że każdy pracownik średnio codziennie szuka informacji dla siebie, kolegi lub koleżanki przez 60 minut dziennie, to przy 50% skróceniu tego czasu mamy do dyspozycji dodatkowo 30 minut na pracownika, co przy 150 osobach sumuje się nam do 4 500 minut dziennie, 90 000 minut miesięcznie, co daje 1500 godzin. Oczywiście nie można zakładać, że cały ten zaoszczędzony czas zostanie wykorzystany na efektywną pracę, ale można założyć, że z pewnością duża jego część tak.

  3. Łatwiejszy dostęp do informacji

  4. Kolejnym czynnikiem jest dostęp do krytycznej informacji we właściwym czasie. Czasami zdarzają się sytuacje wymagające podjęcia pewnej decyzji projektowej. Dobrze, żeby ta decyzja była podejmowana w oparciu o doświadczenie firmy w rozwiązywaniu podobnych problemów. W mniejszych organizacjach proces ten naturalnie odbywa się poprzez rozmowny z innymi doświadczonymi pracownikami. Natomiast w dużych organizacjach czasami trudno jest przebić się przez skomplikowane struktury i dotrzeć do właściwych osób, które życzliwie chciałyby podzielić się swoim doświadczeniem. Tymczasem szybkie odnalezienie informacji utrwalonej przez innych pracowników dokładnie w określonym temacie może spowodować, że pracownicy nie będą popełniać wciąż tych samych błędów, a cała organizacje będzie systematycznie budować i rozwijać własny know-how.

  5. Wyższa efektywność pracy

  6. Innym wynikającym z tego problemem jest duplikacja pracy. Pracownicy często nie wiedząc, że ich koledzy lub koleżanki w innym projekcie rozwiązywali podobne problemy rozpoczynają pracę nad zagadnieniem zupełnie od początku. Powoduje to marnowanie czasu, ryzyko popełnienia błędu i ograniczenia w rozwoju kompetencji firmy, ponieważ wciąż powtarza się otwieranie tych samych dawno już otwartych drzwi.

  7. Lepsze zarządzanie posiadanymi zasobami informacji

  8. Z drugiej strony wiadomo, że informacji wciąż przybywa. Nasza epoka charakteryzuje się także tym, że tempo tego przyrostu nieustannie rośnie. Z naszych doświadczeń wynika, że istnieje pewna masa krytyczna informacji, powyżej której jej gromadzenie traci sens ze względu na to, że jest ona nie dostępna. Po co zatem tworzyć i przechowywać gigabajty danych, jeżeli nie można z nich w sposób racjonalny skorzystać? Analizując dane w wielu firmach dochodzimy do wniosku, że przy kilkuletniej pracy firmy, w której pracuje 100+ pracowników codziennie tworzących lub korzystających z jakichś treści ten problem się z pewnością pojawia. Wymaga on zastosowani skutecznego narzędzia do uporządkowania i udostępniania dużych zbiorów danych.

  9. Większa samodzielność pracownika

  10. Zastosowanie technologii wyszukiwania daje szansę na wprowadzenie ładu informacyjnego w firmie, szybkie i precyzyjne udostępnianie informacji oraz wprowadzenie pewnego nawyku samoobsługi informacyjnej, na wzór tego, jak radzimy sobie z odnajdywaniem interesującej nas treści w Internecie.

  11. Wyższy poziom zadowolenia pracownika

  12. Ostatnim, ale nie najmniej ważnym motywem wprowadzania wyszukiwarek do firm jest także poziom zadowolenia pracowników. Oddając im do dyspozycji wygodne i nowoczesne narzędzie ma on poczucie satysfakcji, jeżeli uda mu się odnaleźć treść, która jest w stanie zaoszczędzić godziny pracy. Spada przy tym poziom odczuwanego stresu, co czyni pracę przyjemniejszą i bardziej wydajną. Może to mieć realne przełożenie na efektywność pracy oraz poziom rotacji pracowników.

Kto potrzebuje?

Oferta adresowana jest do firm o rozbudowanej infrastrukturze przechowującej dane tekstowe, gdzie duża liczba użytkowników rozproszonych w wielu lokalizacjach realnie przeżywa problemy z odnajdywaniem i szybkim dostępem do firmowych zasobów informacyjnych.

Przebieg realizacji usługi:

Etap I

  • Instalacja infrastruktury: Instalacja środowiska produkcyjnego i testowego z pełnym pakietem oprogramowania Apache Solr/Elasticsearch, Findwise i3. Infrastruktura gotowa dla wszystkich etapów projektu.
  • Import danych: Pobieranie danych z repozytoriów CVS oraz 15 baz danych przekazanie danych do przetwarzania w Findwise i3.
  • Przetwarzanie danych: Mapowanie i standaryzacja metadanych; zbudowanie centralnego modelu metadanych wyszukiwarki.
  • Implementacja logiki wyszukiwania: Prace po stronie back-end. Zarządzanie modelami trafności, synonimy, przetwarzanie zapytania, przetwarzanie wyników, podstawowe funkcjonalności wyszukiwarki (query completion, did you mean, filtry).
  • Uniwersalny system tagowania: Automatyzacja spójnego systemu tagowania w celu klasyfikacji dokumentów w oparciu o treść.
  • Budowa aplikacji portalowej: Budowa portalu wyszukiwania, konfiguracja zabezpieczeń.
  • Testy
  • Zarządzanie projektem: Dokumentacje, spotkania, zarządzanie zasobami i ryzykami.

Etap II

  • Podłączenie nowych źródeł danych: Indeksowanie dodatkowych źródeł danych.
  • Przetwarzanie danych: Rozbudowa modelu danych dla wyszukiwarki, mapowanie metadanych.
  • Implementacja logiki wyszukiwania: Rozwinięcie i dostosowanie istniejących mechanizmów.
  • Rozbudowa aplikacji portalowej: Rozbudowa portalu wyszukiwarki.
  • Uniwersalny system tagowania: Automatyzacja spójnego systemu tagowania w celu klasyfikacji dokumentów w oparciu o treść.
  • Testy
  • Zarządzanie projektem: Dokumentacje, spotkania, zarządzanie zasobami i ryzykami.

Efekt końcowy

Efektem projektu jest kompletna wyszukiwarka korporacyjna, silnie zintegrowana z danymi oraz infrastrukturą klienta. Ważnym aspektem wdrożenia tego typu rozwiązania jest dopasowanie na miarę aplikacji wyszukujące do potrzeb danej firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że stosowanie rozwiązania pudełkowego w większości przypadków nie jest wystarczające, ponieważ nie uwzględnia złożoności biznesowej i informatycznej dużych firm.


Nasz ekspert

Tomasz Sobczak

pracuje w polskim oddziale szwedzkiej firmy Findwise. Przede wszystkim zajmuje się dostarczaniem rozwiązań opartych o technologie wyszukiwania i przetwarzania danych niestrukturalnych. Doradza organizacjom jak przechowywać dane, zarządzać nimi i budować dostęp do informacji. Na co dzień pracuje z tematami związanymi z architekturą informacji, wyszukiwarkami korporacyjnymi, oprogramowaniem open source (m.in. Lucene, Solr, Elasticsearch). Wcześniej pracował w Agorze dla serwisu Gazeta.pl, gdzie zajmował się m.in. wyszukiwarką portalową. Aktualnie współpracuje z klientami z wielu sektorów w Polsce i za zagranicą. Projekty, w których uczestniczy, dotyczą różnorodnych systemów (intranet, e-commerce, bazy wiedzy etc.), ale mają jedną wspólną cechę: dostęp do informacji. Tomasz jest organizatorem warszawskiej grupy dyskusyjnej ESWM poświęconej technologiom wyszukiwania oraz tematom pokrewnym. Jest również członkiem Stowarzyszenia Inżynierii Wymagań. Interesuje się zarządzaniem wiedzą w przedsiębiorstwie oraz budowaniem kultury organizacyjnej.